Kebijakan Piutang

Pengertian Piutang

Dalam pengertian luas istilah piutang dapat dipakai bagi semua pihak atas uang, barang dan jasa. Namun demikian untuk tujuan akuntansi istilah ini pada umumnya diterapkan dalam pengertian yang lebih sempit yaitu untuk menjelaskan hak-hak yang diharapkan dapat dipenuhi dengan pengertian kas. Piutang adalah salah satu aktiva perusahaan yang dikelompokkan dalam aktiva lancar.

Pada umumnya sebuah perusahaan terlibat dalam penjualan barang dan jasa. Cara pembayaran barang dan jasa tersebut yaitu dengan penjualan tunai dan juga sebagian besar secara kredit. Jika penjualan dilakukan dalam bentuk kredit maka akan meningkatkan piutang dagang bagi perusahaan tersebut. Bagaimana cara perusahaan mengelola piutang pada dasarnya bergantung pada tingkat penjualan kredit perusahaan.

Penjualan secara kredit dilakukan untuk mempertahankan pelanggan-pelanggan yang sudah ada dan juga untuk menarik pelanggan baru bagi perusahaan. Persyaratan-persyaratan kredit mungkin berbeda dari satu jenis usaha ke jenis usaha lainnya. Tetapi untuk perusahaan-perusahaan dalam jenis usaha yang sama biasanya memberikan persyaratan yang tidak jauh berbeda. Namun tentu saja dalam hal ini masih terdapat pengecualian karena seringkali supplier memberikan persyaratan yang begitu gampang kepada pelanggan tertentu baik dalam rangka membantu pelanggan tersebut maupun menariknya agar mau menjadi langganan tetap perusahaan.

Penjualan kredit yang pada akhirnya akan menimbulkan hak penagihan atau piutang kepada langganan, sangat erat hubungannya dengan persyaratan kredit yang diberikan. Selain itu pengumpulan piutang juga sering tidak tepat pada waktu. Dengan demikian dibutuhkan kebijaksanaan pengumpulan piutang yang diatur dengan cara seefisien mungkin.

Menurut tujuan akuntansi, istilah piutang pada umumnya diterapkan dalam pengertian yang sempit yaitu berupa klaim yang diharapkan akan diselesaikan melalui penerimaan kas. Semua piutang yang diharapkan akan tertagih menjadi kas dalam jangka waktu yang tidak lebih dalam 1 tahun.

Pengertian piutang menurut Indriyo dan Basri (2002;81) adalah meliputi semua klaim dalam bentuk uang terhadap perorangan, organisasi, badan atau debitur lainnya. Piutang juga timbul dari beberapa jenis transaksi, yang paling umum adalah penjualan barang atau jasa yang dilakukan secara kredit.

Piutang merupakan suatu pos yang terdapat dalam kegiatan aktiva lancar yang dapat dengan cepat diuangkan menjadi kas. Dalam hal ini pemberian piutang ini akan banyak hal yang perlu diperhatikan yang sangat mempengaruhi utang dagang.

Dari definisi diatas, dapat disimpulkan bahwa piutang merupakan tuntutan yang diharapkan dapat diterima dalam bentuk tunai berupa uang atau dapat disamakan dengan uang.

B.2. Prosedur Penagihan Piutang

Pada tahap berikutnya setelah terjadi piutang maka akan dilakukan penagihan terhadap para debitur.

Penagihan sebaiknya dilakukan oleh petugas yang khusus ditunjuk untuk itu, yang disebut dengan kolektor. Adapun proses penagihan piutang menurut Indriyo dan Basri (2002;83) adalah:

a. Bagian piutang menyusun daftar tagihan piutang yang jatuh tempo. Daftar tersebut akan diserahkan kepada penagih beserta kuitansi penjualan asli.

b. Penagih langsung mendatangi pelanggan ke alamat masing-masing dan menagih piutang yang tercantum pada daftar tagihan. Setiap pelunasan yang dilakukan pelanggan akan diberikan kuitansi penjualan yang asli yang dicap lunas.

c. Uang hasil penagihan yang diperoleh akan diserahkan kepada kasir serta daftar tagihannya.

d. Kasir menghitung uang tagihan dan apabila sudah cocok dengan daftar tagihan maka daftar tagihan tersebut akan diberikan cap dimana tagihan tersebut telah diterima oleh kasir. Setelah dicap daftar tagihan tersebut akan diserahkan kembali kepada penagih atau kolekor.

e. Selanjunya bagian penagihan akan menyerahkan daftar tagihan ke bagian piutang dan akuntansi, penagihan piutang yang diterima pada buku tambahan dan bagian akuntansi mencatat ke buku kasir dan buku besar.

Menurut Kasmir (2003;95) ada beberapa cara yang dilakukan untuk melakukan penagihan piutang yaitu:

a. Melalui Surat

Bilamana pembayaran hutang dari pelanggan sudah lewat beberapa hari tetapi belum dilakukan pembayaran maka perusahaan dapat mengirim surat untuk mengingatkan atau menegur pelanggan yang belum membayar hutangnya yang jatuh tempo. Apabila hutang tersebut belum juga dibayar setelah beberapa hari surat dikirimkan maka dapat dikirimkan lagi surat dengan teguran yang lebih keras.

b. Melalui Telepon

Apabila setelah pengiriman surat teguran ternyata tagihan tersebut belum juga dibayar maka bagian kredit dapat menelepon pelanggan dan secara pribadi memintanya untuk segera melakukan pembayaran. Kalau dari hasil pembicaraan tersebut ternyata pelanggan mempunyai alasan yang dapat diterima maka mungkin perusahaan dapat memberikan perpanjangan sampai jangka waktu tertentu.

c. Kunjungan Personal

Melakukan kunjungan secara personal atau pribadi ke tempat pelanggan sering kali digunakan karena dirasakan sangat penting dalam usaha-usaha pengumpulan piutang.

d. Tindakan Yuridis

Bilamana ternyata pelanggan tidak mau membayar kewajibannya maka perusahaan dapat menggunakan tindakan-tindakan hukum dengan mengajukan gugatan perdata melalui pengadilan.

B.3. Prosedur Penyisihan Piutang

Dalam mengantisipasi jumlah piutang yang tidak dapat ditagih, perusahaan melakukan estimasi atau taksiran piutang yang tidak dapat ditagih setiap akhir periode.

Menurut Kasmir (2003;71) ada beberapa metode penyisihan piutang antara lain:

a. Pendekatan Laporan Laba Rugi

Menurut metode ini penyisihan piutang ragu-ragu dihitung dengan cara mengalikan taksiran persentase yang tidak terbayar dengan jumlah penjualan periode tertentu. Dalam menaksir jumlah persentase ini biasanya didasarkan atas pengalaman masa lalu. Dari pengalaman ini dapat diketahui rata-rata persentase yang tidak terbayar dari jumlah penjualan periode tersebut. Hasil dari perkalian ini merupakan beban dari satu perusahaan untuk periode tersebut dan ini dapat dilakukan dengan mendebet perkiraan biaya piutang dan mengkredit penyisihan piutang.

b. Pendekatan Neraca

Menurut metode ini penyisihan piutang ragu-ragu dihitung dengan menggunakan saldo piutang usaha. Dengan metode ini jumlah dari piutang tak tertagih adalah dengan mengalikan saldo piutang usaha dengan persentase piutang tak tertagih.

B.4. Prosedur Penghapusan Piutang

Apabila piutang yang telah dicadangkan sebelumnya benar-benar sudah tidak dapat ditagih dan kemungkinan disebabkan oleh karena debitur melarikan diri atau meninggal dunia dan atau sebab lain maka dilakukan penghapusan piutang.

Penghapusan piutang usaha yang tidak dapat tertagih harus ada persetujuan dari kantor pusat atau Direktur Utama. Setelah adanya persetujuan dari Direktur Utama maka bagian administrasi akan mengirimkan nota penghapusan ke bagian akuntansi untuk penghapusan piutang.

Sistem Pengawasan Intern Piutang

Pengawasan piutang sangat penting dilakukan karena tanpa pengawasan perusahaan akan menanggung resiko-resiko yang mungkin terjadi dalam mengadakan investasi dalam bentuk piutang. Resiko-resiko yang timbul antara lain:

1. Kemungkinan terjadinya kelambatan dalam penerimaan piutang.

2. Kemungkinan piutang tidak dapat dibayar sekaligus.

3. Kemungkinan piutang tidak dapat dibayar seluruhnya.

4. Resiko yang mungkin timbul karena tertanamnya modal dalam piutang dalam jangka waktu lama.

Untuk menghindari atau paling tidak memperkecil resiko yang akan timbul maka diperlukan pengawasan terhadap piutang. Pengawasan piutang dapat dilakukan dengan:

Pengawasan Terhadap Pemberian Kredit

Dalam menilai resiko pemberian kredit dapat dilakukan seperti cara-cara yang umumnya dilakukan oleh bank ataupun perusahaan lain yaitu 5C dari calon pelanggan antara lain:

a. Character

Meneliti dan memperhatikan sifat-sifat pribadi, cara-cara hidup dan status sosial dari pemohon kredit. Hal ini penting karena berkaitan dengan kemauan para pelanggan untuk membayar.

b. Capacity

Meneliti kemampuan pemohon kredit dalam memperoleh penjualan ataupun pendapatan yang dapat diukur dari penjualan yang dicapai pada masa lalu dan juga keahlian yang dimiliki dalam bidang usahanya.

c. Capital

Mengukur posisi keuangan perusahaan secara umum dengan memperhatikan modal yang dimiliki perusahaan, juga perbandingan hutang dan modal.

d. Collateral

Mengukur besarnya aktiva perusahaan yang dijadikan sebagai agunan atau jaminan atas kredit yang diberikan.

e. Condition

Memperhatikan pengaruh langsung dari keadaan ekonomi pada umumnya terhadap perusahaan yang bersangkutan terhadap kemampuan untuk memenuhi kewajibannya.

Dengan adanya pengawasan diharapkan resiko yang mungkin timbul karena kesalahan pemberian piutang dapat dicegah.

Pengawasan Penagihan

Pengawasan penagihan dimaksudkan untuk mengetahui apakah penagihan piutang dilakukan dengan semestinya. Selain itu bagian penagihan mempunyai beberapa tujuan penagihan selain pengumpulan piutang, yaitu menjaga nama baik para pelanggan.

Dengan cara-cara penagihan piutang seperti diatas diharapkan agar dapat memperoleh hasil pelunasan piutang. Hasil penagihan ini akan menunjukkan berhasil tidaknya bagian penagihan melaksanakan tugasnya dalam mengelola piutang yang dapat diukur dengan menggunakan analisa rasio.

Tingkat perputaran piutang penting diperhatikan untuk membandingkan hasil kerja pengumpulan piutang dalam jangka waktu kredit yang telah ditetapkan oleh perusahaan. Apabila hasil kerja pengumpulan piutang selalu lebih besar dari batas kredit yang telah ditetapkan tersebut maka cara pengumpulan piutang dinilai kurang efisien. Ini berarti bahwa banyak pelanggan yang tidak memenuhi batas waktu kredit yang telah ditetapkan.

Penyelenggaraan Pengawasan Intern yang Memadai

Pengawasan intern atas piutang dimulai sejak pemberian kredit. Pengawasan interen piutang mengharuskan adanya persetujuan pembelian, baik mengenai perencanaan, penyiapan dan pemberian faktur verifikasi dan berakhir dengan penagihan piutang.

Pemberian persetujuan pinjaman sebaiknya dilakukan oleh suatu bagian yang berdiri sendiri, bukan bagian pemasaran. Karena dalam upaya untuk menyingkat jumlah aktifitas kerja usaha mungkin akan memberikan pinjaman tanpa memperhatikan kriteria pemberiannya.

Prosedur penerimaan kredit dan penyiapan faktur pelaksanaan akan membantu karyawan mencatat piutang segera. Untuk mengecek keberadaan faktur pelaksanaan sebaiknya ditunjuk orang yang bukan bertugas mengecek keberadaan jumlah, harga dan perhitungan ada tidaknya potongan dan syarat pemberian pinjaman. Copy faktur pelaksanaan dan memo penagihan dikirimkan ke bagian pencatatan piutang, yang akan dicatat dalam buku pembantu untuk kemudian melaksanakan pencatatan jurnal ke dalam buku pembantu.